Jak na PDF

Acrobat ve službách finančních profesionálů

Ať už jste finanční analytik, auditor, zaměstnanec controllingu ve velké firmě nebo finanční ředitel, tvorba finančních dokumentů, práce s citlivými informacemi a zajištění jejich bezpečnosti a shody s interními a externími požadavky jsou oblasti, se kterými se setkáváte den co den. Z toho zákonitě plynou otázky typu:

  • Jak konsolidovat informace z různých zdrojů do jednoho přístupného a lehce prohledávatelného dokumentu a sdílet je s třetími stranami?
  • Jak zajistit, aby se k dokumentům mohlo vyjádřit víc lidí a zároveň zajistit, aby se jeho obsah nemohl měnit?
  • Jak kontrolovat přístup k citlivým informacím a spravovat uživatelská oprávnění příjemců dokumentů?
  • Jak jednoduše archivovat takové dokumenty a zajistit jejich dohledatelnost?

Odpověď na uvedené otázky nabízí řešení založené na technologii PDF od společnosti Adobe a program Adobe Acrobat, pomocí něhož lze kombinovat vstupy z různých zdrojů a formátů, sdílet dokumenty za účelem připomínkování, sledovat uskutečněné změny, porovnávat různé verze rozsáhlých dokumentů a zajistit vysoce kvalitní výstupy. Pojďme se podívat na jednotlivé možnosti Acrobatu na příkladě tvorby výroční zprávy.

Konvertujte a kombinujte

Finanční ředitel, HR a interní oddělení začínají s tvorbou výroční zprávy shromažďováním potřebních dat a souborů, které jsou vytvořené v různých aplikacích, jako Microsoft Excel, Visio nebo PowerPoint. Finanční manažer transformuje a spojí veškeré dokumenty do jediného souboru PDF, čímž současně zajistí, aby citlivá data, jako údaje v Excelových tabulkách nebyly odhaleny.

Sdílejte obsah a zapojte kolegy

Pomocí Adobe Acrobat 9 může finanční manažer zpřístupnit vytvořený soubor kolegům tak, aby si jej mohli otevřít pomocí bezplatně dostupné aplikace Adobe Reader nebo v Adobe Acrobatu a dělat v něm poznámky. Kolegové mohou přidávat komentáře, přeškrtávat části textů, nebo zvýrazňovat části dokumentu, které by měly být změněné, aniž by měnili obsah originálu. Mohou si také zobrazit připomínky ostatních členů v pracovní skupině a reagovat na ně. Na to vše stačí zdarma dostupný program Adobe Reader, pokud autor takové funkce povolí v programu Acrobat.

Šetřete čas při připomínkování

V dokumentu zpřístupněním k připomínkování může finanční manažer nastavit časový limit, během něhož se k němu kolegové mohou vyjádřit a tím výrazně zefektivní připomínkovací proces. V Acrobatu lze každou verzi označit vodotiskem pro zabezpečení dokumentu. Připomínky lze třídit podle autora a chronologicky, a následně se mohou udělat potřebné změny. Tento připomínkovací proces je možné opakovat několikrát podle potřeby.

Přijměte revize a autorizujte

Změny se automaticky importují do dokumentů Microsoft Word a avíza o potřebných změnách v grafech a tabulkách jsou odeslány e-mailem k úpravám. Jakmile je finální dokument hotov, odstraní se vodoznak a výroční zpráva je odeslána finančnímu řediteli k autorizaci a digitálnímu podpisu.

Bezpečně distribuujte

Výroční zprávu lze zabezpečit bezpečnostními funkcemi, aby se zabránilo jeho shlédnutí nebo vytištění. Pomocí nástrojů společnosti Adobe je možné nastavit dobu platnosti dokumentu, po které nebude moci příjemce dokument otevřít, zabezpečit dokument heslem, odebrat přístup k již dříve distribuovaným verzím nebo sledovat kde a kým byl dokument otevřen, vytištěn, kopírován nebo přeposlán. Po kompletaci lze výroční zprávu elektronicky archivovat pro použití v budoucnu.

Uvedený příklad je jen malou ukázkou toho, jak lze využít Adobe Acrobat při skupinové práci s dokumenty. Jeho možnosti ale tady zdaleka nekončí, protože nabízí řadu dalších funkcí, jako:

  • Tvorba poutavého multimediálního obsahu – v dokumentu PDF nyní lze kombinovat různé typy souborů, včetně zvuku, animací, videa nebo interaktivní prostorové grafiky. Nehledě na počet nebo typ zdrojových formátů, nadále stačí příjemci zdarma dostupný Adobe Reader pro shlédnutí bohatého multimediálního obsahu obsaženého nyní v jediném dokumentu. Zkuste si představit netradiční formu výroční zprávy, ve které na vás promluví CEO, provede ve firmě a představí její výsledky…
  • Trvalé odstranění citlivých informací - Pomocí nástrojů pro redigování lze skrýt citlivý text, ilustrace nebo další informace, a tím obsah trvale odstranit z dokumentu PDF.
  • Porovnávání dokumentů PDF - V aplikaci jsou automaticky zvýrazněny rozdíly mezi dvěma verzemi dokumentu PDF (včetně textů a obrázků), takže lze snadno a rychle určit změněný obsah.
  • Synchronizace zobrazení dokumentů - Zajistěte pomocí možnosti společné navigace v dokumentech, aby vaši kolegové, klienti a partneři byli na stejné stránce jako vy. Můžete dokument PDF poslat e-mailem a příjemce jím provést v reálném čase řízením stránky, kterou vidí, a tím zajistit srozumitelnost.
  • Archivace dokumentů a e-mailu - Abyste zjednodušili budoucí vyhledávání a načítání, můžete dokumenty a e-maily ukládat do standardu pro archivaci, formátu PDF/A.

Vyšlo v časopisu Finanční management