Jak na PDF

Elektronické dokumenty v souladu se standardy vyžadovanými zákony

Použití informačních systémů ve státní a veřejné správě, převážně těch klíčových, je vymezeno především prováděcími vyhláškami k příslušným zákonům a také dalšími formami norem, které definují příslušné standardy. V oblasti výměny a ukládání elektronických dokumentů se bez vyjímky všude objevuje některá ze specifikací PDF. Nabízí se tedy přirozená otázka, proč jej nevyužít maximálně a nevyužít tuto technologii ke sjednocení práce s elektronickým dokumentem. Již samotné využití PDF spolu s aktivací rozšířené práce v Adobe® Reader® přinese obrovské možnosti práce s elektronickým dokumentem uvnitř úřadu. Sytém postavený na využití pouhých dvou komponent platformy Adobe LiveCycle© ES (PDF Generator ES, Reader Extensions ES) umožní:

  • Konverzi dokumentu z moci úřední
  • Transformaci výstupu všech agendových aplikací do elektronického dokumentu PDF v požadovaném standardu, tedy výrobu PDF/A pro archiv, zaslání do datové schránky, uložení do spisové služby atd.
  • Tvorbu požadované normy PDF z kterékoliv používané kancelářské aplikace
  • Tvorbu spisu PDF (dokument a přílohy k danému případu)
  • Podepsání a opatření PDF časovým razítkem v programu Adobe® Reader®
  • Komentování, připomínkování, schvalování a vkládání vlastního textu do PDF v programu Adobe® Reader®
  • Tvorbu interních formulářů v PDF (košilky dokumentů, žádanky, …) a práci s nimi pomocí Adobe® Reader®

V analogii s klasickým papírem budou tedy nahrazeny tiskárny, složky (šanony), razítka, psací stroje nebo tužky, pera, papírové formuláře a košilky, dokumenty v PDF a instalovaným programem Adobe® Reader® na všech stanicích. Uživatel – úředník – pracující se svojí obvyklou aplikací, bude mít příslušné dokumenty k dispozici v PDF. Aplikace také zajistí, aby vytvořené výstupy byly v PDF a pokud je to nutné, aby je jednoduše podepsal, schválil nebo vyplnil. Systém od Adobe je vytvořen tak, že jej lze bez problémů napojit na již používané aplikace v úřadě, jako jsou spisová služba, rejstříky, agendové aplikace, kancelářské programy (MS Office, OpenOffice,…) a jakékoliv další počítačové programy.

Řízení dokumentových procesů

Předchozí systém lze rozšířit o možnost řízení samotných procesů. Systém sám bude přebírat dokumenty na vstupu do organizace a přidělovat je pracovníkům příslušných odborů ke zpracování, systém sám bude hlídat lhůty, posílat upozornění mailem, nabízet alternativy postupu v případě nepřítomnosti potřebných lidí.

Systém je rozdělen na dva typy uživatelů

  • uživatelé, kteří nějaký proces pouze spouštějí a dostávají vyrozumnění(- úředník, občan)
  • uživatelé, kteří proces řídí (- vedoucí)

Ti první mají k dispozici formuláře a šablony dokumentů v PDF, které vyplní, přiloží další dokumenty pokud je to potřeba, a odešlou. Systém jim potom mailem posílá informace, co se s jejich žádostí děje.

Ti druzí potom mají k dispozici intranetovou aplikaci, ve které mohou sledovat to, co mají vyřídit, mohou předat vyřízení jiné osobě, mohou žádost schválit, vrátit, zamítnout, připsat svoje poznámky a vykonávat všechny potřebné úkony spojené s jejich rozhodovací činností. Současně je veškerá práce uchována v dokumentech příslušných danému procesu (stejně, jako když pracují s papírovým spisem, složkou). Pokud je potřeba dokument podepsat, provede se to jednoduše pomocí elektronického podpisu. PDF dokument umožňuje býti podepsán více lidmi v různých fázích procesu a vždy se dá jednoduše zobrazit přesně stav dokumentu v době, kdy jej podepsala příslušná osoba. Takto lze zpracovávat různé typy dokumentů v jejich procesech:

  • Dokumenty přicházející do úřadu od občanů, podniků nebo jiných úřadů a to buď přes datové schránky, elektronickou podatelnu nebo klasickou podatelnu v papírové podobě (po provedeni konverze z moci úřední)
  • Dokumenty vypravované z úřadu různým způsobem
  • Interní dokumenty úřadu (dovolené, žádanky, cestovní příkazy, …)

Dokumenty v procesech mohou být různé povahy, od formulářů až po kombinaci textu, obrazu a jiných digitálních informací a protože jde pořád o PDF, tak uživatelům stačí k práci Adobe® Reader®. Všechny ostatní použité systémy pracují na pozadí a přistupuje se k nim přes intranetovou aplikaci a Reader. Jinak všichni pracovníci používají stejné aplikace jako dosud, ty jsou se systémem Adobe propojeny a předávání informací mezi jednotlivými systémy probíhá automaticky.

Pokud se úřad rozhodne nasadit tento způsob práce s dokumenty, přinese mu to ušetření obrovského množství práce současných úředníků při přepisování informací z dokumentů do aplikací, při kopírování dokumentů a při zjišťování stavu, v jakém se dokument nachází. Úředníci se potom mohou lépe věnovat své odborné práci, informace o procesu a náhled do příslušných dokumentů mají trvale k dispozici.

Komunikace s občany, podniky a ostatními úřady

Velké množství práce úřadu zabere komunikace s občany, podniky a ostatními úřady. Ta má většinou dvě formy

  • formuláře – dokumenty sloužící k zjištění přesných strukturovaných dat potřebných pro příslušný proces
  • ostatní dokumenty – vyjádření, oznámení, potvrzení atd., které jsou jako přílohy formulářů nebo samostatně

Řešení postavené na Adobe technologii PDF sjednocuje všechny tyto formy do jednoho datového formátu PDF a tedy občan, podnikatel nebo jiný úřad nepotřebují k práci s dokumentem nic jiného, než je Adobe® Reader®. Tento fakt zcela zásadním způsobem zvyšuje schopnost účastníka procesu (občan, živnostník, firma) s dokumentem pracovat. PDF je mezinárodní ISO standard, Adobe® Reader® je program, který má instalováno více než 90% všech počítačů na světě, jde o aplikaci, která je všeobecně uznávána ve všech institucích a podnicích na světe, je dostupná na různých typech počítačů a operačních systémů. Všechna ostatní řešení, byť jsou postavena na podobném principu klientské aplikace zdarma, se nemohou v žádném případě prokázat takovou rozšířeností a všeobecnou akceptovatelností. Jejich nasazení tak přináší klientovi vždy minimálně menší pohodlí a komfort už tím, že si musí instalovat k Adobe Readeru další aplikaci a pracovat nakonec s oběma. Výsledek potom je ten, že s elektronickými dokumenty je ochotno pracovat méně lidí a účinnost nasazení elektronických formulářů se snižuje.

Jak platformu Adobe implementovat do úřadu

Využití popsaných technických prostředků v úřadě není nijak technicky složité, pokud již úřad má systémy, jako jsou spisová služba, agendové aplikace, případně webové stránky úřadu. Popsané možnosti a funkce elektronického dokumentu zajistí moduly systému Adobe LiveCycle ES, jejichž licence je podle požadovaných funkcí nutno nakoupit. Firmy, dodávající programová vybavení pro úřady potom dokážou napojit Adobe LiveCycle ES na své aplikace a využít tak popsaných možností PDF ve spojení s Adobe Reader. Některé z takových implementací jsou popsány v řešeních partnerů v tomto katalogu. Ze strany úřadu to většinou obnáší ještě zakoupení dalšího serveru, který slouží pro moduly Adobe LiveCycle ES jako pracovní prostředí a je spojen s ostatními servery, na kterých jsou dosavadní aplikace.

V jakých úřadech je využití Adobe LiveCycle ES vhodné

Vzhledem k tomu, že Adobe LiveCycle ES představuje serverové řešení, jeho efektivita se projeví až ve větších úřadech. Proto jej Adobe spolu se svými partnery doporučuje k využití u úřadů typů ministerstev, centrálních úřadů, na krajských úřadech, ve městech s magistrátem a v obcích a městech vykonávajících přenesenou působnost státu. Pro ty menší, kteří také chtějí využívat výhod Adobe technologií, nabízí Adobe řešení postavené na produktu Adobe Acrobat Professional nebo Standard, které jsou pro tyto organizace cenově efektivnější nejen s ohledem na cenu licence, ale také na potřebu dalších nákladů na počítač a integraci s aplikací.

Speciální cenová nabídka pro veřejnou správu

Adobe Systems s.r.o. přichází se speciální cenovou nabídkou na moduly Adobe LiveCycle ES pro státní a veřejnou správu v České republice, a to právě ve spojení s datovými schránkami. Nabídka má umožnit úřadům využít plně Adobe technologii PDF s pomocí originálního software a ochránit tak investice, které musí úřad podniknout v souvislosti se zavedením komunikace datovými schránkami. Adobe technologie implementovaná partnery Adobe spolu s jejich aplikacemi (spisová služba atd.), zajistí úřadu:

  • garanci transformace různých typů dokumentů do požadovaného standardu PDF (např. PDF/A), což u ostatních výrobců podobného software nemusí být pravda, byť takovou schopnost prezentují
  • minimální náklady na implemenatci změn – systém je modulární s vysoce rozvinutými prostředky pro jeho parametrizaci, neprogramuje se, ale „designuje“. Požadované změny se tak dají dělat velmi rychle a efektivně, minimalizují se náklady na administraci a správu systému
  • minimální náklady na školení uživatelů a minimální investice do pracovních stanic uživatelů, minimalizaci údržby SW na straně uživatele. Ten má instalován pouze Adobe Reader, který je zdarma, a se kterým je již zvyklý pracovat
  • možnost rozšířit řešení o plnohodnotné datové úložiště a řízení dokumentových procesů v úřadě
  • nabídnout občanům elektronické formuláře stejně jako papírové, které mohou jednoduše vyplnit v programu Adobe Reader, odeslat elektronicky nebo vytisknout a odeslat standardně.
Název licence Obsahuje komponenty Funkčnost Cena
Úředník
  • LiveCycle PDF Generátor ES
  • LiveCycle Readers Extension ES
  • Tvorba PDF v požadovaných standardech z aplikací úřadu (konverze z moci úřední)
  • Podepisování v Adobe Reader
  • Komentování a připomínkování, schvalování v Adobe Reader
  • Interní formuláře a košilky dokumentů
  • Tvorba PDF složky (spisu), spojování více dokumentů do jednoho
  • Integrační platforma pro napojení na aplikace úřadu
110 € / uživatel

(50 uživatelů minimum)

Vedoucí
  • LiveCycle PDF Generátor ES
  • LiveCycle Readers Extension ES
  • LiveCycle Content Services ES
  • LiveCycle Process Management ES
  • LiveCycle Digital Signature ES
  • LiveCycle Output ES
  • Funkčnost Úředník+
  • Dokumentové úložiště (archiv, sklad dokumentů)
  • Řízení procesů úřadu
  • Tvorba výstupních sestav
  • Automatická certifikace dokumentů odcházejících z úřadu
330 € / uživatel

(50 uživatelů minimum)

Občan
  • LiveCycle Readers Extension – per Form
  • Externí formuláře úřadu
  • Integrační platforma pro napojení na aplikace úřadu
  • 100 typů formulářů
370 € / 1000 obyvatel

(10.000 minimum)

60.000 € systém - centrální instituce

Příklady

V této části uvedeme několik případů, které ukážou možnosti nasazení platformy Adobe v úřadu.

Velká organizace, 500 úředníků pracuje se spisovou službou. Všichni potřebují konvertovat dokumenty do PDF, následně je podepsat a odeslat datovou schránkou.
V takové organizaci se dá využít licence „Úředník“. Moduly LiveCycle napojí dodavatel spisové služby na svoji aplikaci a tím se zajistí požadovaná funkčnost. Za Adobe technologie zaplatí úřad:

500 úředníků * 110€ = 55.000€ za licence, což činí přibližně 1.430.000,- Kč. Za podporu a údržbu (upgrade bez dalších investic) zaplatí úřad přibližně 286.000,- Kč ročně.

Středně velký úřad, 100 úředníků pracuje se spisovou službou. Všichni potřebují konvertovat dokumenty do PDF, následně je podepsat a odeslat datovou schránkou.
Opět je vhodné využít licenci „Úředník“ stejným způsobem, jako v příkladě 1. Úřad zaplatí za technologie Adobe: 100 úředníků * 110€ = 11.000€ za licence, což činí přibližně 286.000,- Kč. Za podporu a údržbu (upgrade bez dalších investic) zaplatí úřad přibližně 57.200,- Kč ročně.

V obou případech jsou automaticky součástí licence interní formuláře úřadu, možnost schvalovat, komentovat a připomínkovat dokumenty PDF a to pouze programem Adobe Reader.

Středně velký úřad, 150 úředníků pracuje se spisovou službou. Všichni potřebují konvertovat dokumenty do PDF, následně je podepsat a odeslat datovou schránkou. Z toho 50 úředníků řídí a kontroluje procesy v úřadě, tito potřebují mít přehled o stavu procesů.
Je vhodné využít kombinaci licencí „Úředník“ a „Vedoucí“. Jelikož „Vedoucí“ obsahuje funkčnost licence „Úředník“. Úřad zaplatí za licence: 100 úředníků * 110€ + 50 vedoucích * 330€ = 27.500€, což činí přibližně 715.000,- Kč. Za podporu a údržbu zaplatí ročně 143.000,- Kč.

Město s 25.000 obyvateli chce poskytnout občanům a subjektům na jeho území elektronické formuláře, které lze na počítači vypsat, odeslat datovou schránkou, do el. podatelny, nebo vytisknout a poslat poštou. Formuláře budou publikovány na webových stránkách úřadu.
Zde je vhodné použít licenci „Občan“. Za systém, který umožní formuláře navrhnout, vytvořit, publikovat, aktivovat pro práci v Adobe Reader, a integrovat se stávajícími agendami, úřad zaplatí:

25.000 obyvatel: 25* 370€ = 9.250€ což činí přibližně 240.500,- Kč za licence a 48.100,- Kč za roční podporu a údržbu.

Uvedené příklady dostatečně demonstrují, že originální technologie Adobe mohou být pro města či centrální instituce dostupné. Vždy je potřeba zvážit celkovou cenu systému, v případě Adobe jsou sice dražší licence programového vybavení, než nabízejí někteří jiní výrobci, na druhou stranu úřad i občan dostávají nástroje, které jsou jednoduše a univerzálně použitelné a dokážou ochránit vložené investice – implementace a změny jsou podstatně levnější.