Jak na PDF

Inteligentní elektronické formuláře

Informační technologie v posledních několika letech výrazně změnily náš každodenní život a to jak soukromý, tak i profesní. Komunikujeme rychleji a efektivněji, tok informací se zrychlil a zautomatizoval. Navzdory rozmachu elektronických procesů však převážná část obchodních transakcí pořád probíhá klasickou formou – prostřednictvím papírových dokumentů a formulářů. Zdá se, že papír zůstane našim věrným společníkem i přes ambiciózní odhady analytiků, kteří v minulosti předpověděli éru digitálních dokumentů a bezpapírové kanceláře. Je tomu tak z různých důvodů. Hodně úkonů vyžaduje vlastnoruční podpis, dodatečné papírové podklady nebo schválení třetích stran, a v neposlední řadě převládá větší důvěra lidí k dokumentům, které jsou řádně vytištěné a podepsané.

Automatická aktualizace údajů v čárovém kódu elektronického formuláře

Automatická aktualizace údajů v čárovém kódu elektronického formuláře

Hlava XXII

Na druhé straně jsou papírové procesy méně efektivní, časově náročnější a při dalším zpracování jsou náchylnější k vyšší chybovosti v porovnání s elektronickými. Navíc vyžadují větší časové a finanční zdroje na zpracování a integraci dat, čímž se stávají nákladnějšími. Elektronická korespondence a možnost digitálního podpisu částečně odstranily nedostatky papírových procesů, ale je to pouze částečné řešení, protože převážná většina obchodních transakcí nebo úředních úkonů vyžaduje identifikaci v podobě ručního nebo elektronického podpisu. Dochází tak k situaci, kdy banky, pojišťovny, úřady a další instituce sice na svých internetových stránkách nabízí elektronické dokumenty a formuláře ke komunikaci se zákazníkem, ale kvůli tomu, že většina lidí nevlastní identifikační technologie k digitálnímu podpisu, veškerá snaha institucí končí tak, že si klient formulář vytiskne, ručně vyplní, podepíše a poštou odešle adresátovi. Ten pak sice má podepsaný originál od klienta, ale všechny získané údaje musí ručně přepisovat do počítače, čímž se vlastně znehodnotí smysl elektronické komunikace. Pro společnosti, které denně zpracovávají velké množství údajů z formulářů, jako jsou například úřady státní správy, se papírové procesy stávají brzdou efektivity, protože musí zaměstnávat personál jenom kvůli manuálnímu přepisování údajů z formulářů do počítačů a následnou kontrolu, jestli se někde nevyskytla chyba. Podle průzkumů v USA vynakládají americké společnosti ročně 15 až 20 miliard dolarů pouze na manuální „datlování“ informací do počítačů1.

Digitál-papír-digitál?

Jak tedy zařídit, aby se informace daly zpracovávat jednodušeji a efektivně, aniž by bylo zapotřebí vlastnit dodatečné technologie na ověřování totožnosti? Řešení se paradoxně neskrývá v odbourání vytištěných papírových dokumentů, nýbrž v jejich rozšíření o kapičku inteligence tak, aby i z vytištěné stránky bylo možné jednoduše převést údaje do digitální podoby. To všechno za předpokladu, že původní elektronický formulář, z něho vytištěný papírový dokument a následně vytvořený digitální dokument se budou obsahově i vizuálně naprosto shodovat a k vyplnění formuláře nebude uživatel potřebovat žádný software nebo technologii, která by mu způsobila dodatečné finanční náklady. Tedy situaci, kdy si uživatel stáhne elektronický formulář, vyplní ho na svém počítači, vytiskne, podepíše a odešle odesílateli, který si ho během chvíle převede zpátky do původního elektronického formátu s tím, že dokument bude již obsahovat aktualizované údaje poskytnuté klientem.

Tuto možnost nabízí např. elektronické formuláře ve formátu PDF využívající šifrování údajů v čárových kódech. Tyto formuláře při vyplňování políček automaticky převádějí zapsané informace do čárového kódu, který je součástí PDF dokumentu. Informace jsou tedy zaznamenány dvakrát, jednou v čitelné formě v políčkách formuláře a jednou zakódované v čárovém kódu.

Vytvoř, vyplň, dekóduj

V praxi to tedy vypadá tak, že odesílatel vytvoří doplnitelný PDF formulář, který využívá technologii čárových kódů. Nepotřebuje k tomu nic jiného, než poslední verzi programu Adobe Acrobat Professional, který většina organizací, které pracují s velkým počtem formulářů a klientských dat již využívá, a speciální licenci „2D bar code“ pro tvorbu čárových kódů v připravovaném dokumentu, kterou se PDF dokument označí. Pomocí vložené licence dokumentu PDF určí Adobe Reader formát, v jakém se budou data šifrovat do čárového kódu. Údaje mohou být uloženy jako XML data, čímž se zajistí větší kompatibilita s různými systémy nebo dalšími formáty, které odesílatel využívá ve svém interním prostředí.

Příjemce si otevře formulář ve zdarma dostupném Adobe Readeru a doplní požadované údaje, případně i komentáře a poznámky, které se automaticky uloží do čárového kódu. Tyto úpravy může udělat aniž by byl připojen k internetu. Pak stačí formulář vytisknout, podepsat a odeslat zpátky poštou nebo faxem.

Příjemce vyplněného formuláře následně obyčejným kancelářským skenerem naskenuje čárový kód z papírového dokumentu, který se prostřednictvím dekodéru převede do elektronické podoby původního formuláře, již však aktualizovaného o informace a případné komentáře od příjemce. Při úspěšném načítání čárového kódu se zachycená data 100% shodují s informacemi, které poskytl uživatel. Odpadá tak potřeba pracně kontrolovat shodu vytištěného dokumentu s elektronickým, což se obzvlášť ocení v případě rozsáhlých dokumentů a smluv, majících někdy desítky až stovky stran.

Uvedenou technologii ocení organizace, které často sbírají data od svých klientů, dále je zpracovávají v elektronické formě a zároveň mají povinnost uchovávat ručně podepsané originály z vykazovacích nebo archivačních důvodů. Takto mohou např. pojišťovací agenti faxovat nebo zasílat vyplněné formuláře do poboček a centrály, aniž by je tam musel někdo manuálně přepisovat. Úřady tak mohou zefektivnit zpracování různých podání a zrychlit dobu vyřízení požadavku občana, firmy mohou rychleji, přesněji a s nižšími náklady zpracovávat požadavky klientů a opět rychleji zpětně reagovat. Technologie tak přináší spokojenost pro obě strany.

1) Pacific Crest Securities, Harvey Spencer Associates

Vyšlo v časopisu IT Systems