Jak na PDF

Inteligentní formuláře PDF místo papíru

Pokud vám úprava nebo aktualizace personálního dotazníku trvá několik hodin až dní, doplnění nebo rozšíření nějakého personálního procesu pak až několik dní až týdnů, pak právě pro vás můžeme mít řešení těchto nákladných a zdlouhavých úkonů. S inteligentními dokumenty a nástroji, které bez programování i bez hlubokých znalostí informačních technologií zvládne každý, získáte komplexní přehled a dokonalou kontrolu nad svými personálními dokumenty – rychle a flexibilně. Nezáleží přitom na tom, v jakém informačním systému jsou uložena vaše zdrojová data, základním nástrojem se stanou inteligentní dokumenty ve formátu PDF. Vyhnete se tím všem zbytečným chybám v průběhu procesů a neustálému obnovování dat, a to při podstatně kratší době trvání. Inteligentní formuláře v PDF v oblasti personálních procesů přicházejí s novými možnostmi a můžete je využít komplexně nebo o ně jen rozšířit své stávající systémy.

V oblasti lidských zdrojů totiž stále platí, že: „Co je psáno, to je dáno.“ a většina procesů probíhá stále stejnou, tj. papírovou cestou. Výsledkem jsou vysoké náklady, zbytečné zatěžování zaměstnanců, dlouhá doba zpracování, chyby během procesů a zanedbávání dalšího vzdělávání a rozšiřování kompetencí. Jako příklad si můžeme uvést pravidelné hodnocení zaměstnance, které představuje základ pro jeho personální rozvoj. Tento proces se obvykle týká všech zaměstnanců a většinou je spojen s mnoha dokumenty: dohoda o cíli (personální oddělení požaduje podpis zaměstnance pod stanovené cíle), sledování výkonu, způsob hodnocení, posudek, průběžné výsledky, formální povýšení, sdělení o úpravě mzdy, nahlášení změn pro zdravotní pojišťovny atd. Velká část tohoto stále se opakujícího procesu je ale pro většinu personalistů nepředstavitelná bez dokumentů, které představují základní komunikační nástroj. A mnoho z nich probíhá nezávisle na infrastruktuře IT, ale přitom bezpodmínečně potřebuje data z personálních systémů. Přechod mezi dokumenty a systémy tak obvykle proběhne vytištěním formuláře, jeho ručním vyplněním a následným zadáním zpět do systému.

Personální procesy se týkají každého zaměstnance podniku, ať má nebo nemá přístup k IT systémům. Kromě toho existuje celá řada dalších osob a externích partnerů (od zdravotních pojišťoven přes orgány státní správy až po personální agentury), které jsou do mnoha procesů začleněni. Mezi těmito účastníky stále ještě probíhá v mnoha případech komunikace v papírové formě. A právě tato papírová cesta představuje v každém pohledu slabé místo ve všech procesech. Již vytvoření předloh, formulářů, potvrzení a dalších dokumentů znamená často náročné programování v informačních systémech. Každá změna pak znamená nutný kontakt s oddělením IT a zbytečně zdlouhavé úpravy. Ještě slabším místem je, že vyplňování papírových formulářů je nejčastější chybou v celém procesu oběhu dokumentů a vyžaduje opakované zadávání stejných dat, což navozuje zbytečné chyby z nepozornosti. Často také externí účastnící procesů nemají přístup do systému a musí nastat vzájemné přeposílání různých dokumentů, jejich vyplňování, potvrzování a zpětné zasílání.

Inteligentní formuláře PDF jsou klíčem k dosažení výrazně vyšší úrovně zpracovávání procesů (nejen) v oblasti lidských zdrojů. Tento přístup se navíc může stát základem pro celopodnikové rozšíření této technologie. Při nasazení inteligentních dokumentů PDF se nemusí nijak zasahovat do stávající infrastruktury IT a úspory oproti původním, „papírovým“ procesům mohou jen v oblasti lidských zdrojů dosáhnout až 50 procent. Využití dokumentů PDF přináší zejména tyto výhody:

  • dokumenty pro všechny procesy v oblasti lidských zdrojů jsou jednotné a srozumitelné.
  • pro další oddělení jsou dokumenty upraveny a přizpůsobeny podle konkrétních požadavků. Přitom nejsou nutné žádné programátorské znalosti nebo znalosti IT a vše se přímo integruje do informačních systému v podniku.
  • praktickou jedinou podmínkou je nainstalovaný prohlížeč Adobe Reader, který je však bezplatně a jednoduše dostupný.
  • automatizace a sjednocení dokumentů se provádí přímo ve formuláře PDF.
  • elektronický podpis může být přímo součástí dokumentu v PDF, což zaručuje pravost dokumentu.
  • přístup k citlivým datům lze jednoduše omezit či zakázat, a to jak pro část , tak i pro celý dokument. Lze zamezit přístupu k citlivým dokumentům i v rámci vnitřní sítě.
  • dokumenty PDF lze jednoduše a dlouhodobě archivovat při splnění zákonných požadavků.

V případě použití inteligentních formulářů PDF probíhá výše uvedený příklad naprosto jiným způsobem. Formuláře si automaticky načtou ze systému potřebné informace o zaměstnanci a vše probíhá v elektronické formě. Případné změny v dokumentech se provádějí přímo a není nutná žádná zdlouhavá úprava hluboko v informačním systému ani tisk formulářů, jejich vyplňování, potvrzování a zasílání zpět v papírové formě.

Nasazení inteligentních dokumentů PDF směřuje k jedinému cíli, který je stejný jak pro autora formuláře, tak i pro jeho uživatele: maximální jednoduchosti a uživatelské přívětivosti. Inteligentní dokumenty PDF jsou snadno dostupným řešením, které dokáže bez větších dodatečných nákladů vyřešit většinu z uvedených slabých míst, jsou jednoduché na vytvoření, používání i archivování. Největší překážkou jejich zavedení je ve většině případu obava z přílišné složitosti a nedůvěra k moderním technologiím, které v oblasti lidských zdrojů přetrvávají více než v jiných oborech a které jsou však naprosto neopodstatněné. Inteligentní dokumenty splňují veškeré podmínky, které jsou v oblasti lidských zdrojů nezbytné, jako je bezpečnost, soulad s předpisy, zacházení s citlivými daty, a neexistuje jediný racionální důvod, který by mohl zabránit jejich širokému využití.

Vyšlo v měsíčníku HR Management