Jak na PDF

Jak si poradit s PDF

16. 12. 2008 / Seznámení s PDF »
Adobe Acrobat 9

Adobe Acrobat 9

Díky formátu Adobe PDF můžete mít jistotu, že se libovolný dokument vždy zobrazí stejně na všech počítačích. Pomocí nástroje Adobe Acrobat můžete během chvilky vytvořit doku­ment PDF prakticky z jakékoliv aplikace a ten následně sdílet s kolegy nebo kamarády prostřednictvím zdarma dostupného Adobe Readeru.

Adobe PDF vyvinutý firmou Adobe, je nezávislý na sofwaru a hardwaru, díky čemuž se těší nebývalé oblibě. Jeho používání usnadňuje komunikaci mezi uživateli, kteří se tak nemusí obávat toho, zdali má příjemce na svém počítači nainstalované stejné aplikace nebo prohlížeče, aby mohl se souborem pracovat. Stačí pomocí programu Adobe Acrobat převést zamýšlený obsah do univer­zálního formátu PDF, který zachová stopro­centní věrnost s originálem, a uživatel si může být jistý, že soubor otevře kdokoliv na jakémkoliv zařízení a na jakékoliv platformě. Příjemce nebude potřebovat nic jiného než zdarma dostupnou aplikaci Adobe Reader, která je již nainstalována na více než 90 % počítačů.

KROK ZA KROKEM K PDF

Máte-li na svém počítači nainstalovaný nástroj Adobe Acrobat, je tvorba PDF dokumentu otázkou několika kliknutí myší. Po instalaci se objeví ikona Adobe PDF i v jiných aplikacích, například v progra­mech MS Office nebo e-mailovém klientovi Microsoft Outlook. Pokud máte soubor otevřený v některé z těchto aplikací, stačí klepnout na záložku Adobe PDF, zvolit si některý z příkazů pro převod a místo uložení souboru, a dokument se automaticky převede do formátu PDF během okamžiku. V případě, že se ikona Adobe PDF v dané aplikaci automaticky neobjeví, lze dokument PDF vytvořit i jinak. V nabídce Tisk si ve výběru tiskáren vyberte Adobe PDF a klepněte na tlačítko OK. Dokument se nevytiskne, ale převede se do formátu PDF.

SPOJOVÁNÍ ROZMANITÉHO OBSAHU

Formát PDF je skvělým nástrojem pro spojování obsahu vytvořeného v různých aplikacích do jediného dokumentu. Když potřebujete někomu poslat textový doku­ment, ke které patří prezentace vytvořená v PowerPointu a tabulka v Excelu, nemu­síte posílat v e-mailu tři soubory. Pomocí Adobe Acrobatu je můžete sloučit do jediného PDF dokumentu. Vzhled obsahu zůstane stejný, podklady v PDF doku­mentu si můžete seřadit do logického sledu a nemusíte se obávat toho, zdali má příjemce všechny programy, ve kterých jste originály vytvořili. V nejnovější verzi nástroje Adobe Acrobat 9 přitom můžete do souborů PDF převádět i audio a video, animace ve Flashi, webové stránky nebo 3D a těchto několik formátů souborů do jednoho komprimovaného formátu PDF Portfolios.

JAK ZABEZPEČIT PDF DOKUMENT

Stejně jako dokument uložený v aplikaci Microsoft Word můžete i soubor PDF zabezpečit pomocí několika nástrojů, které zajistí, že se k vašim datům nedostane nikdo nepovolaný. PDF dokument lze zabezpečit pomocí hesel, v případě omezení jen některých funkcí, např. tisku, kopírování nebo pozměňování doku­mentu, je možné použít oprávnění. Obě dvě možnosti, hesla i oprávnění, lze přitom uložit jako zásady zabezpečení, takže je můžete jednoduše použít i na nové soubory PDF. Zásady zabezpečení dále zahrnují typ šifrování, nastavení práv nebo veřejný klíč, které se mají použít.

Díky těmto možnostem budou vaše data vždy v bezpečí. Jednou z vlastností formátu PDF je, že v něm nemůžete měnit obsah, pouze k němu můžete přidávat komentáře a připomínky. To je další z funkcí zabezpečení, při které nelze vědomě (nebo nevědomě) zasahovat do obsahu dokumentu a měnit jej.

VYJÁDŘETE SVÉ PŘIPOMÍNKY

Pracujete na PDF dokumentu s kolegou a máte se k němu vyjádřit? Dříve bylo možné připomínkovat PDF dokumenty pouze v programu Adobe Acrobat, který je zpoplatněný. Nyní můžete komentovat dokumenty i v bezplatném Adobe Readeru, pokud autor PDF dokumentu tuto možnost dovolí při tvorbě dokumentu.

POROVNÁVEJTE, IMPORTUJTE

Často se stane, že k dokumentu se vyjadřuje víc lidí a potřebujete všechny připomínky a komentáře sjednotit do jediného dokumentu. I s tímto náročným úkolem si Adobe Acrobat poradí. Své připomínky k dokumentu vložíte pomocí příkazů v záložce Poznámky. Jakmile budete mít dokument připomínkovaný a budete jej chtít porovnat s dokumentem kolegy, použijte příkaz pro import poznámek. Díky němu lze mít všechny poznámky od různých uživatelů v jednom dokumentu, takže jednoduše zjistíte, na co máte jiný názor než kolega. Podobně můžete srovnat i dvě verze PDF doku­mentu, přičemž vás Acrobat upozorní na rozdíly. Hodí se to zejména při kontrole různých verzí dlouhých dokumentů, jako např. smluv, které již nemusíte srovnávat řádek po řádku.

VÝBĚR NĚKTERÝCH ZAJÍMAVÝCH FUNKCÍ Z ADOBE ACROBAT 9

  • Možnost přidávat multimédia, video, zvuk, animace a 3D do PDF souborů a jejich sdílení v zdarma dostupném Adobe Readeru
  • Archivace elektronické pošty nebo jejích složek z aplikací Microsoft Outlook nebo Lotus Notes
  • Digitální podepisování a zabezpečení dokumentů PDF
  • Tvorba působivých interaktivních PDF portfolií, přidávání animací pro prohlížení obsahu PDF dokumentu
  • Sdílení videa v rámci souborů PDF
  • Vytváření map v PDF pomocí importu geoprostorových souborů


Vyšlo v časopisu Počítač pro každého