Jak na PDF

Jak zajistit bezpečnost citlivých dokumentů

Právní profese jsou typickou ukázkou oboru, kde se pracuje s vysoce citlivými informacemi, jejichž zabezpečení a zajištění důvěrnosti je naprosto klíčové. I zde ale platí, že než se většina dokumentů - ať už jsou to smlouvy, výpisy, evidence nebo jiné listiny - může považovat za finální, prochází řadou kontrol, korektur, připomínek a schválení, takže se dostává k širokému okruhu lidí. Jak však v tomto koloběhu zabezpečit dokument a vyloučit tak možnost, aby v něm někdo neudělal změnu bez vědomí autora?

Redigování v Acrobatu

Redigování v Acrobatu

Užitečným nástrojem může být Adobe Acrobat a formát Adobe PDF. Koncepce PDF vychází z myšlenky, že práce s PDF souborem je naprosto identická s prací s papírovým dokumentem, pouze s jediným rozdílem: vše probíhá elektronicky. Od připomínkování, komentářů, schvalování až po sdílení dokumentu, čímž se významně urychlí a zefektivní práce s informacemi. Pojďme se seznámit s některými z jeho funkcí v praxi.

Připomínkování

Velmi často se k dokumentu, například ke smlouvě, vyjadřuje několik osob, od klienta přes kolegy z jiných oddělení až po nadřízeného či druhou smluvní stranu. Autor uloží návrh smlouvy do formátu PDF a pošle ji e-mailem ostatním, kteří si dokument otevřou ve zdarma dostupném nástroji Adobe Reader. Pokud jim to autor povolí, mohou dokument připomínkovat, a to stejným způsobem, jako by to dělali na papíře. Mohou tak části obsahu přeškrtnout a přepsat, podtrhnout, zvýraznit text (obdoba zvýrazňovače), přidávat lístky s poznámkou (obdoba barevných nalepovacích papírků) a podobně. Nemohou ale dělat jedinou věc, a to měnit původní obsah dokumentu. Je možné jen navrhovat změny, čímž se zajistí, že se dokument nemůže měnit bez vědomí jeho autora, zároveň však jsou všechny změny zaznamenány a to včetně identifikace autorů těchto změn.

Porovnávání verzí

Na návrzích smluv se obvykle podílí několik osob, kteří si ukládají jejich různé verze. Problém nastává, když je třeba srovnávat tyto verze, kdy některé mají i desítky stran. Po převedení do formátu PDF umí Adobe Acrobat automaticky porovnat vybrané dokumenty a barevně zvýraznit rozdíly. Uživatel si poté může vybrat, na které změny se zaměří nebo které chce naopak ignorovat, a to včetně textů, obrázků, pořadí stran nebo záhlaví a zápatí. Výsledkem je jednoduchá a přehledná sumarizace změn v dokumentu.

Odstranění citlivých informací

Adobe Acrobat umožňuje uživatelům připomínkovat dokument, ne však měnit jeho obsah. Pomocí nástroje redigování lze však některé informace z dokumentu natrvalo odstranit pokud například nechceme, aby je viděl někdo jiný při jeho sdílení. Nemusí se jednat pouze o text, můžeme redigovat obrázky (např. kopii občanského průkazu) nebo jen části (např. rodné číslo), lze též trvale odstranit celé stránky. Redigování můžeme také automatizovat přidáním klíčových slov do knihovny, pomocí které Acrobat automaticky vyhledá všechna označená slova nebo výrazy v dokumentu a rediguje je. Jakmile uživatel takto zabezpečí všechny citlivé informace a dokument uloží, redigované části si již nikdo nemůže zobrazit a přečíst.

Přidávání záhlaví a vodoznaků

Pomocí Adobe Acrobatu lze zabezpečit dokumenty různými nástroji a zajistit tak jejich nezaměnitelnost. Uživatel si může vybírat ze široké sady razítek pro schválení dokumentu (např. Schváleno, Zamítnuto), jeho označení (např. Důvěrné, Návrh, Platnost do, apod.) nebo opatřit dokumenty vodoznakem (např. Vzor). Kromě předdefinovaných razítek, záhlaví a vodoznaků si lze vytvořit i vlastní nástroje a opakovaně je využít u různých dokumentů.

Výše popsané nástroje umožňují zabezpečit elektronické dokumenty při jejich sdílení. Samostatnou kapitolou je možnost opatřit soubory hesly, uživatelskými oprávněními pro shlédnutí, tisk, uložení, přeposlání nebo zabezpečení dokumentů elektronickým podpisem pro zajištění jejich autenticity.

Autor: Richard Markuzy, Adobe Systems, spol. s. r. o.