Jak na PDF

PDF dokumenty ve skupinové spolupráci

Práce na projektech, jež se v poslední době stává stále rozšířenější, je jednou z nejtypičtějších forem skupinové spolupráce. Pro její efektivní zvládnutí představuje rychlá a účinná komunikace, dostupnost nejaktuálnějších informací pro členy týmu a zajištění včasné a pravidelné odezvy jednu z největších požadavků. V minulosti byla většina těchto procesů vázána „na papír“ a s nástupem elektronické komunikace se očekávalo, že se sdílení informací zjednoduší. K tomu opravdu došlo, ale nelze říci, že současný koloběh informací a dat zachycených již v elektronické podobě nejde dále zefektivnit.

Koloběh dokumentů lze nejlépe ilustrovat na projektech, kterých se účastní lidé z různých týmů, oddělení nebo v případě externích dodavatelů i z různých firem. V rámci skupiny dochází k intenzivní komunikaci, postupnému doplňování nových a nových informací a připomínkování již existujících dokumentů. Právě otázka sdílení informací uložených v různých formátech přináší největší oříšek při skupinové spolupráci. Jak zajistit, aby recenzent mohl otevřít a připomínkovat dokument, vytvořený třeba i ve speciální aplikaci, aniž by tuto aplikaci musel vlastnit, jak zaznamenat pohyb dokumentu v čase a mezi lidmi, nebo jak zabezpečit, aby lidi v připomínkovacím procesu nemohli měnit obsah dokumentu bez vědomí autora? Tyto otázky kladou na efektivní proces koloběhu elektronických dokumentů následující požadavky. Týkají se možnosti sdílet a připomínkovat dokument bez ohledu na platformu a možnosti nabídnout kontrolu a zajištění dokumentu.

Sdílení a připomínkování dokumentu

Zkusme si uvedené požadavky ilustrovat na konkrétním případě, například na denní práci marketingového oddělení, které vytváří různé prospekty nebo prezentační materiály. Tato práce zaměstnává celý tým lidí, ve kterém „marketéři“ vymyslí koncept a texty, grafici dodají grafiku, finanční oddělení poskytne čísla, sazba zalomí podklady a vytvoří finální verzi, kterou pak schvaluje vedení firmy. Jedná se o komplexní projekt, v němž se podklady vytváří a dodávají v různých programech a formátech, od nejběžnějších kancelářských aplikací, jako jsou MS Word nebo Excel, až po specializované grafické nebo databázové programy. Zároveň zde probíhá neustálý proces připomínkování a schvalování dílčích prací. Z hlediska efektivity je tedy důležité, aby si každý pracovník, který se účastní připomínkovacího procesu, mohl otevřít vytvořený návrh a vyjádřit se k němu jako celku, včetně informačnímu obsahu, grafiky nebo barevného návrhu, a ne pouze k jeho jednotlivým částem.

Vytvoření, zabezpečení a připomínkování PDF dokumentů. Přidávání pravidel a práv uživatelů probíhá prostřednictvím nastavení politik v tzv. informační vrstvě, v níž lze kontrolovat přístupy k dokumentu, udělit různá práva uživatelům, včetně možnosti tisku, kopírování nebo ukládání dokumentu. Autor může nastavit i časové parametry přístupnosti dokumentu.

Vytvoření, zabezpečení a připomínkování PDF dokumentů. Přidávání pravidel a práv uživatelů probíhá prostřednictvím nastavení politik v tzv. informační vrstvě, v níž lze kontrolovat přístupy k dokumentu, udělit různá práva uživatelům, včetně možnosti tisku, kopírování nebo ukládání dokumentu. Autor může nastavit i časové parametry přístupnosti dokumentu.

Každý autor dávající svůj dokument k připomínkám očekává, že recenzenti disponují softwarovým vybavením, které jim umožní dokument otevřít a komentovat. Zároveň ale předpokládá, že ostatní členové týmu se k dokumentu mohou pouze vyjádřit a nebudou moci změnit samotný originál. Tím se totiž riskuje, že se např. v textové části dokumentu změní části textu tak, že to autorovi nebude na první pohled zřejmé, nebo že se do něj zahrnou informace, které autor neočekával.

Kontrola a zajištění dokumentu

Důležitost kontroly a zabezpečení podnikových informací neustále roste. Tak, jako se neúmyslným kliknutím myší šíří počítačové virusy, stejně snadno se mohou zpřístupnit i nezabezpečené a zatím neschválené firemní informace nebo se mohou dostat do nechtěných rukou. Autor dokumentů musí mít tedy jistotu, že s dokumentem pracují pouze oprávněné osoby a že ho nelze modifikovat bez jeho vědomí, a to ani v případě, když je dokument již v oběhu a uložen na počítačích dalších osob.

V současné době existuje široká řada způsobů zajištění citlivých informací, od již zmíněné možnosti komentování (ale nikoliv editace) dokumentu, přes jeho zabezpečení prostřednictvím hesel až po časové omezení přístupnosti dokumentu nebo sledování jeho historie. Marketingové oddělení v našem ukázkovém případě tak může například zajistit, aby oprávnění pracovníci externího grafického studia mohli otevřít poskytnuté podkladové materiály, ale již nemohli tyto dokumenty odeslat dál, vytisknout nebo si uložit jejich kopii.

PDF ve službách týmové spolupráce

Uvedené podmínky kladené na koloběh schvalovacího procesu splňuje koncept inteligentních PDF dokumentů. Ten vychází z předpokladu, že dokument obsahuje kromě nezbytné prezentační vrstvy i informační vrstvu, v níž lze nastavit různá pravidla pro využití dokumentu, nastavení práv uživatele a možnosti integrace dokumentu do různých podnikových procesů. Prezentační vrstva pak funguje jako jakési zrcadlo, jež v jednom dokumentu umí kombinovat a zobrazit informace vytvořené v různých formátech a aplikacích – ať už jde o běžný textový dokument, excelovou tabulku, grafiku vytvořenou v profesionální aplikaci, technický nákres z projekčních aplikací nebo soubor z webového editoru – a to ve stejném rozvržení a vzhledu jako byly vytvořeny v jejich zdrojové, nativní aplikaci. Tím lze v jediném univerzálním datovém formátu dostupném pro všechny počítačové platformy, včetně mobilních, spolehlivě sdílet informace vytvořené v jakékoliv aplikaci, aniž by recenzent musel konkrétní zdrojovou aplikaci vlastnit.

V případě našeho příkladu marketingové oddělení obdrží požadované podklady od jednotlivých členů a externích pracovníků, vytvoří návrh připravovaného prospektu, převede ho do formátu PDF a odešle odpovědným pracovníkům na schválení a připomínkování. Ti pak mohou dokument otevřít v bezplatném prohlížeči Adobe Reader a provádět různé činnosti shodné s připomínkováním papírového dokumentu, jako např. zvýraznit, přeškrtnout nebo podtrhnout části dokumentu, vkládat poznámky, připojit další soubory nebo dokument elektronicky podepsat. Následně ho mohou odeslat k další recenzi nebo zpět autorovi.

Autor může poznámky vytisknout, filtrovat a třídit, zpracovat do dokumentu, aniž by musel kontrolovat, zda v něm někdo neudělal změny, které nejsou viditelné.

Práce s PDF se ve velké míře shoduje s klasickým papírovým procesem. Navíc zjednodušuje a urychluje spolupráci díky rychlé komunikaci a efektivnímu zpracovávání připomínek. V porovnání s papírovými procesy však několikanásobně zvyšuje bezpečnost, protože umožňuje sdílené informace zajistit tak, aby byly dostupné pouze zamýšleným osobám a k zamýšleným účelům.

Vyšlo v časopisu IT Systems